Strateegiline tasand
Hanke tasand
Hankemenetluse liigi valimine
Hanke eseme kindlaks määramise ja tehnilise kirjelduse koostamise järel tuleks valida sobiv hankemenetluse liik. Hankemenetluse valik sõltub ostetavate asjade, toodete või tellitavate teenuste iseloomust. Mida täpsemalt hankija hankelepingu eseme määratleb, seda kergem on eduka pakkuja valik. Seega, lihtsamate ja täpselt määratletavate hankele-pingu esemete puhul, kus ka pakkumuste hindamine ei ole töömahukas, on hankija jaoks kõige lihtsam korraldada avatud hankemenetlus. Mida raskem on soovitavat lahendust leida (nt uuenduslike ringsete toodete ja teenuste hankimisel), seda rohkem tööd nõuab hankemenetlus ja sellisel juhul on ilmselt otstarbekas pakkujate arvu piirata, tingimusel, et sobivaid taotlejaid on piisavalt.
Enim levinud hankemenetluse liigid on järgmised.
Avatud hankemenetlus on avalik kutse esitada pakkumisi üheetapilises menetluses. Pakkumuse võib esitada iga huvitatud ettevõtja. Avatud hankemenetlus sobib turul juba olemasolevate keskkonnahoidlike ja ringsete toodete ja teenuste (n-ö esimese taseme) hankimiseks, mille jaoks on olemas juba eelnevalt määratletud selged ja lihtsad kriteeriumid.
Samas on ka uuenduslike toodete ja teenuste (nt teise taseme ringhangete) puhul võimalik kasutada avatud hankemenetlust. Kuna selle eelduseks on see, et hankija teab enda vajadusi ning pakkumuste esitamiseks ja vastavuse hindamiseks koostatakse tehniline kirjeldus, tuleks enne uute ja innovatiivsete lahenduste hankimist avatud hankemenetluse kaudu läbi viia kommertskasutusele eelnev hange ehk hankijal peab olemas olema lahenduse idee ja kavand, mille põhjal avatud hankemenetlus korraldada ja hanketingimused kehtestada. Avatud hankemenetluses on läbirääkimiste pidamine keelatud.
Piiratud hankemenetlus sobib väiksemate hankelepingute jaoks, millega võib osalema kutsuda kolm kuni viis pakkujat. See menetlus võimaldab hankijal eelnevalt välja valida mitu pakkujat, näiteks nende varasema ringsete toodete/teenuste kogemuse alusel.
Piiratud hankemenetlus sobib hästi hankelepingu sõlmimiseks, kus tegemist on mahuka hankelepingu esemega, tehniline kirjeldus on küllalt keeruline ning seetõttu võib pakkumuste hindamine olla väga töömahukas ning nõuda palju aega.
Piiratud hankemenetlus toimub kahes etapis – esmalt toimub hankes osalejate valikuetapp ja seejärel pakkumuste hindamise etapp.
Pakkumusi esitama kutsutud ettevõtjate arvu võib piirata, hinnates näiteks taotlejate keskkonna-/ringmajanduse alast võimekust. Selline menetlus sobib siis, kui võimalikke pakkujaid on palju. Piiratud hankemenetluses on läbirääkimiste pidamine keelatud.
Võistlev dialoog on hankemenetlus, mis on eelkõige ette nähtud kasutamiseks suurte ja keerukate avaliku ja erasektori koostööprojektide puhul (public private partnership – PPP, public finance initiative – PFI), kus hankija ei ole enne hanke algust objektiivselt võimeline kindlaks määrama oma vajadusi rahuldavaid tehnilisi lahendusi ega piisava täpsusega määratlema hankega seotud asjaolusid ja projekti rahalist külge.
Võistleva dialoogi korral võib iga huvitatud isik esitada hankemenetluses osalemise taotluse. Hankija peab objektiivsete ja mittediskrimineerivate kriteeriumide alusel kindlaks määratud taotlejatega läbirääkimisi, et välja selgitada üks või mitu kasutusomaduste ja funktsionaalsete nõuete poolest kõige enam tema vajaduste rahuldamiseks sobivat lahendust.
Dialoogi eesmärk on tuvastada ja määratleda hankija vajadusi kõige paremini rahuldavad võimalused. Seda menetlust võib avaliku sektori hankija kasutada suurte ja keerukate ostude korral, mis nõuavad olemasolevate lahenduste, ülesehituste või uuenduste kohendamist.
Võistlev dialoog võib toimuda järjestikuste etappidena, et hanketeates sätestatud pakkumuste hindamise kriteeriume kohaldades vähendada dialoogietapis arutatavate lahenduste arvu.
Konkurentsipõhine läbirääkimistega hankemenetlus on menetlus, kus hankija peab pakkujatega esitatud pakkumuste alusel läbirääkimisi, et vajaduse korral kohandada neid hanketeates ja -dokumentides seatud nõuetele, et saavutada parem pakkumus ja valida välja edukas pakkumus.
Pakkumuse võivad esitada ainult need ettevõtjad, kellele hankija teeb esitatud teabe hindamise põhjal vastava ettepaneku. Seda menetlust võib avaliku sektori hankija kasutada ostude korral, mis nõuavad olemasolevate lahenduste, ülesehituste või uuenduste kohendamist. Läbirääkimistega hankemenetlus on vabam kui avatud või piiratud hankemenetlus, aga ka vähem läbipaistev. Riigihankeseaduses on ette antud tingimused, millal võib seda hankemenetlust kasutada.
Innovatsioonipartnerlus on hanke erimenetlus, millega luuakse pikaajaline partnerlus täiesti uue toote, teenuse või lahenduse väljatöötamiseks ja selle hilisemaks soetamiseks tingimusel, et sellise innovatiivse toote saab tarnida või teenuse osutada kokkulepitud kvaliteedi ja hinnaga ilma, et soetuseks oleks vaja eraldi hankemenetlust. Seega võib uudsete ja turul puuduvate keskkonnahoidlike ja ringsete toodete ja teenuste hankimiseks luua innovatsioonipartnerluse ühe või mitme partneriga.
Innovatsioonipartnerlus toimub tavaliselt kolmes etapis:
a. Valikuetapp – osalemistaotluse esitanud organisatsioonide oskuste ja võimete alusel valib hankija välja vähemalt ühe sobiva partneri. Innovatsioonipartnerluse hankeleping sõlmitakse seejärel parima hinna ja kvaliteedi suhtega pakkumuse alusel. See etapp sarnaneb piiratud hankemenetlusega.
b. Teadus- ja arendustegevuse etapp – partneri(te) ja avaliku sektori hankijaga koostöös luuakse uus lahendus. Selle etapi saab omakorda jagada osadeks, kus hinnatakse kontseptsioone, arendatakse prototüüpe ja/või katsetatakse nende toimivust. Hankija võib pärast iga osa vähendada partnerite arvu üksikute hankelepingute lõpetamise teel vastavalt varem paika pandud kriteeriumidele.
c. Kommertsetapp – partneri(te) lõpptulemuste esitamine.
Läbirääkimiste pidamine esialgsete pakkumuste üle aitab hankijal hinnata pakkujate võimeid ja samas pakkujatel paremini mõista hankija vajadusi. Seepärast püüdke hankijana alati luua suhe turuosalistega, isegi väiksemate hankeprojektide puhul. Kui dialoogivoorud on liiga suur koorem või kui pole võimalik neid teha (avatud menetluse korral), tuleks turuosalistega konsulteerida enne hanget (vt ka 6. samm). Sellega saavutatud üksteisemõistmisest võidab kogu ülejäänud menetlus.
Soovitused
- Valige lepingu suurusele vastav menetlus.
- Varuge alati aega turu kaasamiseks, et turuosalisi tundma õppida ja võimaldada neil mõista hanke eesmärke.
- Vältige tarbetult mahukast menetlusest tingitud turuosaliste suuri kulutusi. Suure hankeprojekti puhul võib kaaluda võimalust maksta turuosalistele hankemenetluses osalemise eest tasu.
Näide
Maanteede kvaliteedi parandamiseks algatas Leedu Maanteeamet bituumeni kommertskasutusele eelneva hanke. Eesmärk oli välja töötada võimalikult kauakestev teekate. Hanke fookuses oli kohalikusse kliimasse sobivad materjalid, mis muudaksid tee vastupidavamaks ilma suurema remondita. Soodustades uute materjalide loomist, mis nõuavad vähem toorainet, mille kasutusiga on pikem ja mida on lihtsam hooldada, aitas hange edendada ringmajandust.
