Keskkonnahoidlike, sh ringhangete edukaks läbiviimiseks tuleb selgelt määratleda organisatsioonisiseselt vastutusalad ning töötada välja hankemenetluse dokumenteeritud kord või juhised. Keskkonnahoidlike ja ringsete toodete hankimisega seotud menetlused integreeritakse üldjuhul organisatsiooni olemasolevasse hankekorda. Hankekorras peaks olema välja toodud vähemalt: kes, millise menetluse järgi ja millistes valdkondades (toote- ja teenuserühmad) keskkonnahoidlikke, sh ringhankeid läbi viib; kuidas toimub organisatsiooni tasandil keskkonnahoidlike, sh ringhangete üle arvestuse pidamine ning viited kriteeriumidele või vastavatele juhenditele. Hangete korralduse kirjeldamisel, sh hankekorra koostamisel tuleks lähtuda organisatsiooni keskkonnahoidlike või ringhangete ambitsioonist, prioriteetidest ja eesmärkidest. Lisaks tuleks määratleda need toote- ja teenuserühmad, kus keskkonnahoidlikke, sh ringhankeid soovitakse esmajoones rakendada.

Esmalt tuleks aga teha olemasoleva hankesüsteemi analüüs, et välja selgitada ostude ja hangetega seotud isikud organisatsioonis ning hetkel kehtivad hankemenetluse (sh kriteeriumide valiku) põhimõtted.

Seega võiks keskkonnahoidlike hangete süsteemi, sh hankekorra koostamisele või täiendamisele eelneda järgmised sammud.

• Olemasoleva hankesüsteemi analüüs, et välja selgitada, kes ja millisel tasandil ostude ja hangetega tegeleb ning kuidas ja mille alusel on siiani toimunud hankemenetlus (sh kriteeriumide valik).
• Keskkonnahoidlike ja ringhangete määratlemine. Tegu pole mitte niivõrd üldmõiste defineerimisega, vaid pigem tuleks organisatsiooni tasandil kokku leppida, millist hanget lugeda keskkonnahoidlikuks või ringhankeks (näiteks: keskkonnahoidlikuks hankeks loetakse sellist hanget, mis sisaldab kvalifitseerimistingimustes, tehnilises kirjelduses, hindamiskriteeriumides ja/või hankelepingus vähemalt ühte keskkonnakriteeriumi/-tingimust; hankedokumendid sisaldavad kõiki kokkulepitud kohustuslikke keskkonnakriteeriume/-tingimusi). Keskkonnahoidliku, sh ringhanke määratlus (st keskkonnatingimuste arv hankedokumenti-des) võib olla toote- või teenusekategooriates erinev. Keskkonnahoidliku, sh ringhanke täpne ja selge määratlus aitab hankespetsialistidel hankeid ette valmistada ja ka nende üle arvestust pidada.
• Prioriteetsete toote- ja teenuserühmade määratlemine, kus keskkonnahoidlikke, sh ringhankeid tuleb läbi viia (sh tuua välja toote- ja teenuserühmad, kus sellised hanked on kohustuslikud ja kus rakendada põhimõtteid vastavalt võimalusele). Prioriteetvaldkondade määratlemisel võib lähtuda järgmistest kaalutlustest:

– hangete maht ja kaasneva võimaliku keskkonnamõju suurus,
– tarnijate, st turul olevate pakkujate olemasolu,
– majanduskaalutlused,
– turu mõjutamise potentsiaal,
– poliitilised prioriteedid ja õigusaktide nõuded.

• Prioriteetvaldkondades (valitud toote- ja teenuserühmades) näidiskriteeriumide valik või väljatöötamine. Oluline on määratleda ka see, millise hanketaseme (toode, tarnija, süsteem, vt peatükk 2.2) lähenemist tuleks nendes valdkondades kasutada.
• Vajaduse korral keskkonnahoidlike, sh ringsete kriteeriumide ning paika pandud hankemenetluse toimimise testimine valitud hangetes.
• Hankekorra koostamine või täiendamine ja vajaduse korral valitud toote- ja teenuserühmades hankejuhendite koostamine.

Keskkonnahoidlike, sh ringhangete põhimõtteid ja samme sisaldav hankekord ja vastavad juhendid tuleb teatavaks teha kõikidele asjakohastele töötajatele.